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Procedimiento para préstamos de bienes culturales

INTRODUCCIÓN

El valor de los bienes culturales eclesiásticos los convierte en preciados objetivos de exposiciones temporales por parte de instituciones tanto religiosas como civiles. Colaborar con ellas puede constituirse en una ocasión de profundizar en su estudio científico, mejorar su estado de conservación, además de convertirse en una herramienta pastoral tanto para el mayor conocimiento y difusión de los bienes culturales como para mostrar la belleza fruto de la fe. Sin embargo, habrá que discernir la conveniencia o no del préstamo y las condiciones concretas en cada caso, ya que hay riesgos derivados de los cambios ambientales, el transporte, etc.

NORMAS DE PRÉSTAMO DE BIENES CULTURALES

Solicitud

  1. La entidad organizadora de la exposición deberá solicitar por escrito con suficiente antelación (4 meses, si la exposición va a tener lugar en el territorio nacional y 6 meses si tiene lugar en el extranjero), el préstamo de las piezas que desee exponer, dirigiéndose a la Vicaría General del Obispado de Córdoba, que a su vez solicitará informe técnico al Secretariado para el Patrimonio Cultural, quien consultará a la institución depositaria de la pieza en cuestión.
  2. Se aportará toda la información disponible sobre la exposición en un documento en el que se detallen:

1) Objeto y contenido de la exposición.

2) Información sobre el proyecto expositivo, incidiendo en su interés científico, cultural y social.

3) Información completa sobre la/s pieza/s solicitada/s: título, autor, cronología, materiales y técnica, número de inventario (si lo hubiera)

5) Título de la exposición.

6) Institución solicitante.

7) Nombre y contacto del comisario de la muestra o persona responsable.

8) Lugar y fechas de inauguración y clausura.

9) Condiciones de seguridad en el traslado, especificando el tipo de embalaje, vehículo de transporte, empresa responsable, etc…

10) Condiciones expositivas, con informe de instalaciones y recursos (temperatura, humedad, iluminación, vigilancia…), empresa responsable del montaje, sistema expositivo, etc.

  • El Secretariado para el Patrimonio Cultural estudiará la viabilidad de la solicitud. El préstamo deberá ser estimado por un técnico competente en informe escrito previo. Se puede denegar el préstamo por motivos de conservación de las piezas o las circunstancias de la exposición.
  • Si el préstamo es viable, la Vicaría General comunicará por escrito al solicitante la autorización y le remitirá las condiciones del préstamo, que deberán firmarse en señal de aceptación.

Motivos para denegar un préstamo

a. Que las condiciones expositivas no sean adecuadas, especialmente las de tipo ambiental y de seguridad.

b. Que el tema de la exposición no sea acorde o asumible con los principios y valores de la Iglesia católica, o pueda suponer un menoscabo a su imagen pública.

c. Que la solicitud no haya documentado adecuadamente o en los plazos pertinentes.

d. Cuando la fragilidad del bien, o el hecho de que haya viajado recientemente desaconsejen su préstamo.

e. Cuando se trate de un bien de alto valor devocional para la comunidad.

f. Cuando se deba priorizar el uso litúrgico de la pieza.

g. Cuando quien solicite el préstamo no cumpla los niveles de calidad exigidos: seguridad, sistema de prevención de incendios, control de climatización, condiciones para su exhibición, prestigio académico o educativo insuficiente.

Duración del préstamo

La duración máxima del préstamo de las piezas se determinará en cada caso y considerará un plazo de tiempo prudencial para la retirada, transporte, montaje, desmontaje y devolución de los bienes.

Cualquier cambio en las fechas de la exposición se comunicará inmediatamente, reservándose el Obispado el derecho de no aceptar dicha modificación.

En principio, deberá evitarse que las piezas permanezcan fuera de su lugar de origen más de un trimestre.

Sólo excepcionalmente se autorizará la itinerancia de las piezas por distintas sedes, y nunca por un periodo superior a seis meses.

Seguro

Toda pieza que salga de su lugar de ubicación deberá estar asegurada mediante una póliza de seguro a todo riesgo en la modalidad "clavo a clavo", que cubrirá todo el tiempo que las piezas permanezcan fuera de su lugar de procedencia y será siempre a favor del Obispado en la cuantía que se fije para cada uno de los bienes objeto del préstamo. El Secretariado para el Patrimonio Cultural podrá asesorar en la valoración de los bienes, y esa valoración será la base sobre la que se suscriba la correspondiente póliza de seguro.

El Obispado se reserva el derecho de rechazar la compañía aseguradora propuesta por la entidad organizadora, quien contratará la póliza correspondiente por el valor que se haya estimado y en la que se incluirán las cláusulas reconocidas internacionalmente. Antes de retirar las piezas, la entidad organizadora deberá entregar el certificado de seguro a la institución depositaria de la pieza.

Entrega

Las obras serán entregadas por el responsable de la institución depositaria de la pieza o persona en quien delegue. Serán retiradas por personal especializado, mediante la firma de un Acta de salida. Si es necesario, se designará un correo, es decir, una persona que supervise todo el proceso de traslado de la pieza, desde su retirada y transporte, hasta su instalación en las salas de exposición, así como el reembalaje y regreso a su lugar de origen. Todos los gastos de desplazamiento, estancia y manutención correrán a cargo de la entidad organizadora de la exposición.

Se hará un fotografiado con detalle de las piezas a prestar (digitalización si se trata de un documento) de modo inmediato a la retirada, para documentar el estado de conservación en el que se encuentra antes del préstamo. Será la prueba a acudir ante una posible reclamación de daño o deterioro ante el seguro.

En el momento de la entrega, se cumplimentará un Acta de obra en tránsito en la que debe aparecer una fotografía de la pieza, o una referencia al número de inventario. En cualquier caso, se indicará la descripción de la pieza, su estado de conservación, el medio de transporte, el seguro contratado, y se estipulará la fecha de devolución. El acta será firmada por la persona que entrega la obra y por la persona que la recepciona, ambos bien identificados. En su caso, también firmará el correo.

Devolución

Concluido el periodo de préstamo, las obras serán devueltas. Se documentará mediante Acta de recepción, siguiendo el mismo protocolo de la entrega. Al recibir la pieza, y antes de la firma del acta de recepción correspondiente, se revisará el estado de conservación de la pieza devuelta para detectar cualquier posible incidencia. Si se hubiera producido alguna incidencia, se incluirá una nota sobre ella en el Acta, por si hubiera lugar a la exigencia de responsabilidades.

En caso de haber designado un correo, este emitirá un informe sobre el desarrollo del préstamo en un plazo máximo de dos semanas desde su devolución. En este informe se indicarán las recomendaciones sobre la atención a la pieza: plan de seguimiento de su estado, plazo de reserva en el que no debe ser sometida a nuevos movimientos o préstamos y cuanta información resulte relevante para estos bienes.

La pieza volverá a quedar ubicada en el mismo lugar del que se extrajo, a no ser que ambas partes estipulen por escrito una nueva ubicación.

Embalaje y transporte

Los gastos de embalaje y transporte correrán a cargo de la organización. Manipulación, embalaje y traslado deben ser realizados por empresa especializada. Las obras irán debidamente embaladas, tanto a la ida como al regreso, evitando cambios bruscos de temperatura, golpes y cualquier circunstancia que las pudiera poner en peligro. Se aconseja el embalado en cajas de madera o metal realizadas a medida, bien acolchadas al interior, con material de embalaje con ph neutro para las piezas. La fecha de embalaje y transporte será acordada. El Obispado se reserva el derecho de rechazar a la empresa de transportes propuesta por los organizadores.

Restauración

Cuando las condiciones de conservación de las piezas así lo requieran, se podrá exigir su restauración como contraprestación al préstamo. En cualquier caso, su restauración se realizará de acuerdo siguiendo los procedimientos del Obispado. Los gastos correrán a cargo de la entidad organizadora.

Medidas de conservación

La entidad organizadora de la exposición deberá garantizar la seguridad y conservación de las piezas prestadas asegurando una vigilancia permanente, sistemas adecuados de detección y extinción de incendios, controles ambientales de humedad, temperatura y luz. El Secretariado de Patrimonio Cultural hará constar en su informe de préstamo las condiciones ambientales recomendadas, así como las indicaciones para el montaje. Se reserva el derecho de inspeccionar las condiciones de instalación y seguridad de las salas de exposiciones, y de retirar las piezas en el caso de que estime que aquellas son inadecuadas. La entidad prestataria asumirá todos los gastos derivados de esta situación.

Reproducción de documentos y catálogo

No se permitirá ningún tipo de reproducción total o parcial de la/s obras cedidas que no se haya estipulado previamente.

Cualquier uso de imágenes será solicitado, fundamentado y autorizado siguiendo el protocolo del Obispado de Córdoba. 

Gestión administrativa

La gestión administrativa para autorizar un préstamo conlleva los siguientes trámites:

1- Recepción formal de la solicitud.

2- Informe favorable del Secretariado de Patrimonio Cultural sobre la viabilidad del préstamo, incluyendo estado de conservación del bien y las condiciones de autorización del préstamo.

3- Aceptación de las condiciones particulares del préstamo por parte del Prestatario.

4- Conformidad de Vicaría general e institución depositaria. Establecimiento de plazos y condiciones para la entrega y devolución de la pieza, por parte de esta última.

5- Emisión de autorización escrita por parte de Vicaría General.

6- Suscripción de una póliza de seguro.

7- Acta de entrega de la pieza

8- Acta de recepción tras la exposición.

9- Informe sobre el préstamo firmado por el correo de la pieza, en su caso.

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